Die Meeting-Lösung, die sich an Ihr Unternehmen anpasst
Digitale Meetings gehören heute selbstverständlich zum Arbeitsalltag. Sie verbinden Teams, ermöglichen Bewerbungsgespräche, Kundentermine, Schulungen und Präsentationen. Trotzdem wirken viele Lösungen entweder unnötig kompliziert oder lassen sich nur begrenzt an die eigenen Anforderungen anpassen.
Kartinka setzt deshalb auf BigBlueButton. Wir nutzen die Plattform selbst für interne und externe Termine und richten sie auch für Unternehmen und Einrichtungen ein. Dabei übernehmen wir nicht nur die technische Installation, sondern passen die Lösung an den tatsächlichen Einsatz, das Erscheinungsbild und die vorhandenen Systeme an.
Was ist BigBlueButton?
BigBlueButton ist eine quelloffene Plattform für virtuelle Meetings und digitale Zusammenarbeit. Entwickelt wurde sie vor allem für virtuelle Lern- und Schulungssituationen. Ihre Funktionen eignen sich jedoch ebenso für Besprechungen, Kundengespräche, Bewerbungstermine, Workshops und weitere Formate, bei denen Menschen online zusammenarbeiten.
Zum Funktionsumfang gehören unter anderem Audio- und Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Präsentationen, Chat, Umfragen, Breakout-Räume, gemeinsame Notizen und ein digitales Whiteboard. Welche Werkzeuge tatsächlich genutzt werden, lässt sich an den jeweiligen Zweck anpassen. Ein Bewerbungsgespräch braucht schließlich keine digitale Kommandozentrale mit sämtlichen Schaltern gleichzeitig.
Wie funktioniert die Nutzung ?
Für Teilnehmende bleibt der Ablauf bewusst einfach: Sie erhalten einen Link, öffnen ihn in einem unterstützten Browser und treten dem vorgesehenen Raum bei. Eine zusätzliche Anwendung ist in der Regel nicht notwendig.
Im Meeting können sie je nach Rolle Mikrofon und Kamera verwenden, den eigenen Bildschirm teilen, Nachrichten schreiben oder gemeinsam an Inhalten arbeiten. Moderierende Personen verwalten die Teilnehmenden, starten Umfragen, öffnen Arbeitsgruppen oder geben Präsentationen frei.
Die eigentliche Meeting-Technik arbeitet dabei im Hintergrund. Für die Verwaltung der Räume kann Greenlight eingesetzt werden. Diese Oberfläche dient als eine Art digitaler Empfang: Dort werden Benutzerkonten, Räume, Einladungslinks und gegebenenfalls Aufzeichnungen verwaltet. BigBlueButton stellt anschließend den eigentlichen Konferenzraum bereit.
Wie setzt kartinka Bigbluebutton um?
Eine gute Lösung beginnt nicht mit der Installation, sondern mit der Frage, was sie später leisten soll.
Wer nutzt die Plattform? Finden hauptsächlich interne Meetings oder auch externe Gespräche statt? Wie viele Personen nehmen gleichzeitig teil? Werden Schulungen, Gruppenräume oder Aufzeichnungen benötigt? Sollen bereits vorhandene Benutzerkonten verwendet werden?
Aus diesen Antworten entsteht ein passendes technisches und organisatorisches Konzept.
1. Server und sichere Erreichbarkeit
BigBlueButton wird auf einer geeigneten Serverumgebung eingerichtet. Da Audio, Video, Bildschirmfreigaben und mögliche Aufzeichnungen entsprechende Leistung benötigen, wird die Infrastruktur auf die erwartete Nutzung abgestimmt. Die offizielle Dokumentation sieht dafür einen dedizierten Linux-Server vor.
Die Plattform erhält eine eigene Internetadresse, beispielsweise:
meeting.unternehmen.de
Die Verbindung wird verschlüsselt eingerichtet, damit die Plattform sicher über den Browser erreichbar ist.
2. Gestaltung im eigenen Erscheinungsbild
Anschließend passen wir die Oberfläche an das Unternehmen oder die Einrichtung an. Dazu können Logo, Farben, Texte, Schaltflächen und weitere Bestandteile des Corporate Designs gehören.
So entsteht keine beliebige Standardplattform, sondern eine Meeting-Umgebung, die sich in den vorhandenen Markenauftritt einfügt. Auch die Nutzerführung wird so gestaltet, dass Mitarbeitende und externe Gäste schnell verstehen, wo sie klicken müssen. Ein erstaunlich wichtiger Punkt, sobald echte Menschen mit echter Technik arbeiten. Greenlight bietet dafür verschiedene Anpassungsmöglichkeiten.
3. Benutzer, Rollen und Zugänge
Nicht alle Personen benötigen dieselben Rechte. Deshalb wird festgelegt, wer Räume erstellen, Meetings moderieren, Gäste einladen oder Aufzeichnungen verwalten darf.
Mitarbeitende können eigene Konten erhalten. Externe Teilnehmende treten je nach Konfiguration über einen Einladungslink bei. Bestehende Anmeldesysteme lassen sich unter passenden technischen Voraussetzungen über OpenID Connect anbinden.
4. Integration in vorhandene Systeme
BigBlueButton kann eigenständig betrieben oder in bestehende Plattformen integriert werden. Über die Programmierschnittstelle können beispielsweise Meetings erstellt, Personen in Räume geführt und Aufzeichnungen verwaltet werden.
Auch eine Verbindung mit Lernplattformen oder internen Portalen ist möglich. Dadurch kann ein Meeting direkt dort gestartet werden, wo die Nutzerinnen und Nutzer ohnehin arbeiten, statt noch eine weitere lose Plattform in die digitale Sammlung zu stellen.
5. Datenschutz sinnvoll mitdenken
Open Source und ein selbst kontrollierbarer Betrieb schaffen gute Voraussetzungen für mehr Kontrolle über die technische Umgebung. Sie machen eine Anwendung jedoch nicht automatisch datenschutzkonform.
Entscheidend sind unter anderem Hosting, Serverstandort, Benutzerrechte, Protokollierung, Aufzeichnungen, Aufbewahrungszeiten und Löschkonzepte. Deshalb wird die Plattform passend zum Nutzungsszenario konfiguriert. Gemeinsam wird festgelegt, welche Daten benötigt werden, wer darauf zugreifen darf und ob Aufzeichnungen überhaupt vorgesehen sind.
6. Test, Einführung und Nutzung
Vor dem Start prüfen wir die wichtigsten Abläufe: Funktionieren Kamera und Mikrofon? Können externe Gäste problemlos teilnehmen? Sind die Rechte korrekt vergeben? Lassen sich Räume und Einladungen verständlich verwalten?
Anschließend erhalten die verantwortlichen Personen eine praktische Einführung. Sie lernen, Räume anzulegen, Einladungslinks zu versenden und Meetings zu moderieren. Danach kann die Plattform im Arbeitsalltag eingesetzt werden, ohne dass für jeden Termin erst ein Technikstudium abgeschlossen werden muss.
Ein Praxisbeispiel: die FUK Mitte
Ein Beispiel für eine von Kartinka umgesetzte BigBlueButton-Lösung ist die Feuerwehr-Unfallkasse Mitte.
Die Meeting-Plattform wurde eingerichtet und optisch an den Auftritt der FUK Mitte angepasst. Über die eigene Oberfläche lassen sich Räume verwalten und für die digitale Kommunikation nutzen.
Die FUK Mitte ist dabei eines von verschiedenen möglichen Einsatzbeispielen. Kartinka richtet BigBlueButton ebenso für andere Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen ein und stimmt die Umsetzung auf deren Prozesse und Anforderungen ab.
Warum BigBlueButton?
BigBlueButton bietet eine flexible Open-Source-Grundlage, die sich an verschiedene Einsatzbereiche anpassen lässt. Der entscheidende Mehrwert entsteht jedoch erst durch eine saubere Planung, passende Infrastruktur, klare Zugriffsrechte und eine verständliche Oberfläche.
Genau hier setzt Kartinka an: Wir begleiten die Einführung von der ersten Anforderungsanalyse über Installation, Gestaltung und Integration bis zur praktischen Nutzung.
Damit am Ende nicht die Technik das Meeting bestimmt, sondern das Gespräch.
BigBlueButton für Ihr Unternehmen
Sie möchten eine eigene Meeting-Plattform, die zu Ihren Anforderungen und Ihrem Erscheinungsbild passt?
Kartinka übernimmt die technische Einrichtung, Anpassung und Einführung von BigBlueButton und begleitet Sie bis zum ersten erfolgreichen Einsatz.
BigBlueButton statt Standardlösung: kartinka richtet individuelle Meeting-Plattformen ein, die digitale Kommunikation vereinfachen und mehr Kontrolle über Infrastruktur und Daten ermöglichen.
Wie entwickelt man ein bestehendes Intranet so weiter, dass es den heutigen Anforderungen an Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird? Genau vor dieser Herausforderung stand die Jüttner Gruppe, bestehend aus Jüttner Orthopädie sowie den angeschlossenen Sanitätshäusern von Orthovital und dem Orthopädiehaus Blaschke.
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